Страховой фонд архивных документов

Содержание

Создание страхового фонда архивных документов

Страховой фонд архивных документов

4.10.1.4. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.

Страховой фонд документации на объекты повышенного риска — находящаяся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и… … Словарь черезвычайных ситуаций

Приказ Минобороны РФ от 31 августа 2005 г

План мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден начальником, в подчинении которого находится архив. С указанным планом должны быть ознакомлены все сотрудники архива под расписку.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Для чего нужен страховой фонд архивных документов

В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.

Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.

Обеспечение сохранности части документов, составляющих архив организации — это обязанность учредителей, директоров и собственников организаций любой формы собственности и любого вида хозяйственной деятельности.

В первую очередь бережного хранения требуют уставные документы и кадровые — однако и по ряду бумаг и дел, не относящихся к классу постоянного хранения, тоже требуется соблюдать осторожность, оберегая их от порчи и пропажи.

Чтобы обеспечить сохранность дел, лучше всего — создать страховой фонд архивных документов, а также хранилище, куда будут помещены копии бумаг.

:  Сколько нужно болеть для инвалидности

В большинстве случаев самостоятельное создание и ведение страхового фонда архивных документов не может быть реализовано — препятствия возникают ещё на этапе отбора.

Ошибки в выборе документов для копирования и включения в фонд, невозможность подготовить некоторые бумаги к копированию и невозможность обеспечить безопасность страхового фонда — все это сводит активность организации в деле создания резервных страховых копий документов на нет.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

Создание страхового фонда документов и фонда пользования

Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния копий фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

4.10.4.2. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально — техническое состояние копий.

4.10.2.1. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Создание страхового архивного фонда

В любом случае, создание страхового архива должно производиться, согласно общепринятым нормам. Выполнение подобной работы обычно поручают сотрудникам соответствующих отделов, но при отсутствии таковых необходимо доверить создание страхового архивного фонда квалифицированным специалистам архивного бюро.

Кроме того, если все архивные дела будут храниться в определенном архивохранилище, то страховой архивный фонд необходимо размещать в другом архивохранилище. То есть, копии обыкновенных деловых бумаг и особо ценной документации нужно хранить отдельно.

Любая организация имеет собственный архив документов, который должен быть надежно защищен от порчи или же утери важной документации. Для обеспечения ее сохранности создается страховой фонд архивных документов, который позволяет эффективно решить данную задачу.

:  Характеристика на плохую девочку детского дома

Особое внимание необходимо уделять уставным и кадровым документам, которые имеют определенный срок хранения и могут представлять собой ценность, как в период работы организации, так и после ее закрытия.

Однако бережного хранения требуют также и документы, не относящиеся к классу постоянного хранения.

Обеспечить должную сохранность документации позволяет грамотное создание страхового фонда, которое представляет собой достаточно сложный процесс, требующий строгого соблюдения установленных правил и этапов создания фонда.

Научная статья по теме СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В США История

Второй способ также имеет погрешности. Прежде всего, достаточно трудно прогнозировать обстоятельства, при которых будут исполняться чрезвычайные функции, поскольку люди слишком привыкли пользоваться телефоном, картотеками, консультациями и пр. И еще труднее представить, какие документы станут жизненно важными для выполнения чрезвычайных функций в условиях опасности.

Процесс отбора жизненно важных документов никак не связан с определением научной ценности документов. Многие сохраняемые сегодня документы пока не обладают ценностью, но, без сомнения, будут востребованы в условиях чрезвычайной обстановки.

Например, списки или материалы по выплате пенсий теряют ценность по окончании срока денежных выплат.

Но эти документы будут жизненно важными для продолжения или восстановления пенсионных выплат в случае возникновения чрезвычайной обстановки или стихийного бедствия.

Справка о работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации

В соответствии с п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства.

Однако для того, чтобы организовать внедрение электронно-микрографической технологии в практическую деятельность федеральных архивов, необходимо организационно и методически проработать эти вопросы, в том числе определить порядок создания, хранения, учета и использования цифровых копий.

Страховой фонд архивных документов

Руководитель комитета по делам архивов Нижегородской области Борис Пудалов подвел итоги работы комитета за 2015 год в Нижегородском кремле 17 февраля. Об этом сообщает пресс-служба губернатора и правительства Нижегородской области.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В

необходимых случаях даются аннотации.

Источник: https://lawcapital.ru/preddogovornye-dokumenty/sozdanie-strahovogo-fonda-arhivnyh-dokumentov

Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием

Страховой фонд архивных документов

1 Область применения

Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.

https://www..com/watch?v=ytaboutru

Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций — держателей оригиналов документов.

Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.

Введение

Настоящие Методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы по выявлению особо ценных документов (ОЦД) для обеспечения сохранности их оригиналов и сохранения содержащейся в них информации на случай непредвиденных чрезвычайных обстоятельств путем создания на них копий страхового фонда и фонда пользования.

Первая попытка выявления особо ценных документов относится к 1938 г., когда была издана «Инструкция по особому учету отдельных документов в государственных архивах СССР». Однако в ней отсутствовало определение особо ценных документов, а только перечислялись отдельные категории документов, которые должны подлежать «особому учету».

Довольно общее определение понятия «особо ценные документы» было сформулировано в организационно-методических указаниях «Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение» (М., 1958).

Дальнейшее развитие нормативно-методическая база получила с изданием «Инструкции о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов» и «Положения о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов» (М.

, 1980), а также конкретизирующих пособий: «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах» (М., 1983) и «Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотофонодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда» (М., 1986).

_________________

Архивное дело. 1938. N 4.

При подготовке настоящих Методических рекомендаций проанализирован опыт архивных учреждений страны, накопленный ими за последние двадцать лет, и использованы результаты работы государственных архивов с особо ценными документами с учетом современных требований, были подтверждены как сильные стороны нормативно-методических документов 1980-1986 гг.

, так и выявлены их недостатки и несоответствия современному уровню развития отечественной теории архивоведения и практике архивных учреждений. Многими федеральными и региональными государственными архивами за это время были созданы методические разработки, конкретизирующие названные нормативно-методические документы применительно к документации данного региона.

Работа по выявлению особо ценных документов во многих архивах еще не завершена или не всегда осуществлена достаточно удовлетворительно.

Предстоит провести выявление особо ценных документов среди рассекреченных фондов, документов бывших партийных архивов и документов новейшего периода.

При этом необходимо проведение более объективной и глубокой их оценки по содержанию, культурно-историческому значению.

В последние годы определенное развитие получило само понятие особо ценных документов, зафиксированное в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ. В связи с тем, что в конце 1990-х гг.

стала осуществляться программа по созданию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ и были разработаны критерии выявления уникальных документов и методика их отбора, необходимой и актуальной стала разработка новых теоретико-методических подходов к выявлению особо ценных документов в целях создания страхового фонда, уточнение состава и толкования критериев выявления особо ценных документов с учетом нового видения исторического развития России.

В настоящих Методических рекомендациях развиваются и конкретизируются подходы к проведению работы по выявлению особо ценных документов и созданию на них страховых копий, изложенные в рекомендациях 1983 и 1986 гг.

Рекомендации уточняют критерии выявления особо ценных документов, методические основы проведения данной работы в государственных архивах. Методические рекомендации состоят из введения, четырех разделов по отдельным направлениям работы с особо ценными документами.

В первом разделе даны общая характеристика состояния работы с особо ценными документами на современном этапе и обоснование изменившихся подходов к ней.

Во втором разделе рассматривается комплекс вопросов, связанных с определением понятия «особо ценные документы», критериев выявления особо ценных документов, методикой проведения данной работы.

Третий и четвертый разделы посвящены вопросам организации работы по учету особо ценных документов, их описания и хранения, а также их использования.

В качестве приложений к рекомендациям даны формы учетных документов отдельно для документов на разных носителях.

Методические рекомендации распространяются на документы, принятые на постоянное хранение в государственные архивы, и могут быть также использованы в работе муниципальных архивов.

2 Нормативные ссылки

ГОСТ 7.65-92 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

Источник: https://osago-96.ru/strakhovoy-fond-unikalnykh-dokumentov/

Страховой архивный фонд

Страховой фонд архивных документов

8.1.1.Использование архивных документов —применение информации архивных документовв культурных, научных, политических,экономических целях и для обеспечениязаконных прав и интересов граждан.

8.1.2.Документы архивов организаций являютсяоткрытыми для использования архивом ипользователями. Исключение составляетдокументированная информация, отнесеннаязаконодательными актами к категорииограниченного доступа.

Порядокиспользования документов Архивногофонда Российской Федерации, находящихсяна временном хранении в организациях,определяется ими на основе настоящихПравил.

информированиеруководства и структурных подразделенийорганизации, а также других организацийо наличии в архивах тех или иных документови их содержании;

использованиедокументов в средствах массовойинформации;

подготовкаинформационных мероприятий: выставок,конференций и др.;

выдачадокументов во временное пользование.

8. 1

Информированиеруководителей организации можетпроизводиться в форме перечня заголовковдел или документов по определеннойтематике или по видам с указанием датдокументов и поисковых данных. Внеобходимых случаях даются аннотации.

Заголовкидокументов или дел располагаются вперечне независимо от их фондовойпринадлежности: по хронологии событий,по вопросам, по видам или значимостидокументов в зависимости от запроса.

—книга выдачи дел из хранилища (приложение19);

—журнал регистрации выданных копий,выписок, справок, технических материалов(приложение44);

Необходима тщательная подготовка, которая включает в себя:

  • проверку сохранности дел;
  • при необходимости — формирование дел и оформление;
  • проведение экспертизы ценности документов;
  • разделение дел на группы в зависимости от срока обязательного хранения;
  • проведение повторной экспертизы на предмет определения ценности в зависимости от типа хозяйственной деятельности организации (именно последнее служит основанием для отбора пакета дел, для которых будет создан страховой фонд архивных документов).

Отобранные документы и дела тщательно подготавливаются к копированию, после чего на их основе создается страховой фонд архивных документов.

Необходимость в создании страхового фонда обусловлена:

  • физическими повреждениями и старением оригиналов документов;
  • требованиями безопасности (в том числе — информационной);
  • невозможность обеспечить безопасное хранение документов в архиве организации или опасения за их сохранность.

5.1.1.Вся совокупность документов, образующихсяв деятельности организации, составляетее документальный фонд.

документыдолговременного срока хранения (свыше10 лет);

документыпостоянного (вечного) хранения.

Документыпостоянного хранения, т.е. документы,имеющие историческое, научное, социальное,экономическое, культурное значение,составляют архивный фонд организации,являющийся составной частью Архивногофонда Российской Федерации.

Срокихранения документов устанавливаютсяна основании экспертизы их ценности;порядок экспертизы ценности документовопределен в разделе 2 настоящих Правил.

архивныйфонд организации, состоящий из документов,образовавшихся в процессе ее деятельности;

архивныйфонд личного происхождения, состоящийиз документов, образовавшихся в процессежизни и деятельности отдельного лица,семьи, рода и принятых на хранение вархив организации.

7. 1 Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.

Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.

7.2 Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.

7. 3 При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.

Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций — держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.

7Форма годового плана представлена в приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.

7.5 Организации — держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).

11.1 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации — держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.

11.2 Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.

11.2.1 Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].

11.2.2 Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.

11.3 К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.

11.4 Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями приложения К.

ПРИЛОЖЕНИЕ А(рекомендуемое)

УТВЕРЖДАЮ

должность руководителя и наименование вышестоящей организации

личная подпись

расшифровка подписи

20

г.

работ по созданию страхового фонда документации

на

г.

наименование организации — держателя оригиналов

Номер позиции

Вид (разновидность) документа

Количество единиц хранения (единиц учета документов)

Единица измерения объема документов

Год

Объем документов, подлежащих страховому копированию

Наименование организации- изготовителя страховых копий

I кв.

II кв.

III кв.

IV кв.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Руководитель организации — держателя оригиналов документов

подпись

расшифровка подписи

20

г.

Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.

В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.

Фонд пользования

Наряду со страховым фондом создаётся и фонд пользования, в который включаются ксерокопии важных документов, а также их оцифрованные варианты, сохраняющиеся на электронных носителях.

Для того чтобы создать микрофильмы, а также правильно оцифровать документы, необходима специальная аппаратура, приобретать которую для однократного использования, не выгодно ни одной компании. Сэкономить время и деньги вам помогут сотрудники компании «Архивный Сервис».

— проверку физико-химического состояния документов, правильности их обработки, учёт особенностей оформления;

— осуществление микрофильмирования, оцифровки и копирования документов и размещение их на электронных носителях;

— составление описи страхового фонда, которая должна быть оформлена в четырёх экземплярах;

— передачу созданных копий ценных документов на хранение в госархив;

— предоставление собственного хранилища для размещения страхового фонда архивных документов организации.

На первом этапе специалисты нашей компании изучат предоставленные вашей организацией документы и определят наиболее ценные из них. Важным моментом на этом этапе является определение физического состояния каждого документа.

На втором этапе первыми копирование и обработку проходят документы, находящиеся в плохом состоянии. Затем копируется вся остальная документация, а также проводится анализ годности документов и уничтожение тех из них, сроки хранения которых уже истекли.

Обратившись в компанию «Архивный Сервис», вы можете быть уверены в том, что создание страхового фонда архивных документов будет выполнено в соответствии с действующим законодательством и нормами, существующими в архивном деле.

Выход из сложной ситуации

Выход из сложной ситуации лишь один — заключение договора на создание страхового фонда архивных документов с компанией, специализирующейся на оказании архивных услуг.

Вы можете заказать любые архивные услуги — в том числе и создание страхового фонда архивных документов. Специалисты «Столичного Архивиста» проведут тщательный анализ состояния документов в архиве организации, организуют экспертизу ценности документов и проведут работы по подготовке отобранных бумаг к копированию.

6.2. Единицы учета

6.1.1.Учет документов в архиве организации— это определение их количества и составав установленных единицах учета и фиксация(регистрация) принадлежности каждойединицы учета к определенному комплексуи общего их количества в учетныхдокументах.

Подучетным документом понимается документустановленной формы, фиксирующийпоступление, выбытие, количество, состави состояние архивных документов вединицах учета.

6.1.2.Учету подлежат все хранящиеся в архивеорганизации документы, в том численеописанные и непрофильные для данногоархива, а также страховые копии документов,копии фонда пользования (при наличии)и описи дел и документов.

6. 1

6.1.4.Учет производится путем присвоенияархивным документам (единицам учета,единицам хранения) учетных номеров,являющихся частью архивного шифра.

структурныхподразделений

10. 3

1.Архив проводит проверки состоянияхранения документов и их организациив делопроизводстве структурныхподразделений не реже одного раза вгод, как правило, перед передачей дел вархив.

Организация проверок должнавходить составной частью в годовой планработы архива. В целях осуществлениякачественного анализа состояния иконтроля за работой с документамиархивом ведется карточка учета работыс организацией (приложение47).

Руководителиорганизации или структурного подразделениядолжны быть заранее поставлены визвестность о проведении проверки.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Поитогам каждой проверки составляетсясправка или докладная записка на имяруководителя организации, в которойотражается существующее положение инамечаются меры по ликвидации недостаткови улучшению работы.

10. 3

5. 1 СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.

6. 1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:- документов на бумажной основе;- кинодокументов;документов;- фонодокументов;- видеодокументов.

Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6. 1

1-6. 1

Источник: https://prosago.ru/strakhovka/strakhovoy-arkhivnyy-fond/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.